O analista de negócios, antes de ir para o encontro que serão discutidos os indicadores de desempenho, deve resgatar os indicadores que o gestor do processo utiliza atualmente para monitoramento do processo, os quais foram documentados na fase de especificação de negócio. Deve-se avaliar se os indicadores existentes estão em conformidade com o novo processo.

A reunião deve ser conduzida de forma que possibilite a formulação dos indicadores, a indicação dos responsáveis e do prazo para medição, a criação de uma sistemática para a medição de desempenho e avaliação contínua do processo. Deve-se ter como foco “o que medir”e “como medir”.

Os indicadores devem ser classificados quanto ao seu tipo: eficiência (relação entre os resultados obtidos e os recursos empregados), e eficácia (relação entre os resultados obtidos e os resultados pretendidos), devem ter seu objetivo descrito, assim como sua fórmula de cálculo. Outros itens referentes à fonte de dados e à periodicidade também devem ser definidos. Para tanto deve-se usar o formulário indicadores para documentar.

A área requisitante e o gestor do processo devem fornecer as informações sobre os pontos de controle e a forma de se obter os dados dos indicadores.

Para contribuir na implantação das melhorias do processo, são propostos indicadores de fácil entendimento, controle e acompanhamento, dentro da realidade dos processos. A intenção é evoluir gradativamente para um conjunto de indicadores mais completos e significativos. No entanto, o foco inicial é na formação do hábito de medir e acompanhar os resultados e utilizá-los nas tomadas de decisão.