As reuniões de levantamento e documentação da especificação de negócio, serão conduzidas pelo analista de negócios. Este deve definir as técnicas de condução de reunião conforme o cenário e o contexto da empresa, quais sejam:

• Reunião Joint Application Development (JAD) – na qual realiza-se reuniões conduzidas pela analista de negócios, com a participação dos envolvidos no processo (gestor do processo, dono do processo, clientes do processo, etc.).

• Observação – quando o analista de negócios se coloca ao lado de quem executa as atividades.

• Questionário – o qual é enviado um questionário que deve ser respondido por todos os envolvidos no processo.

As reuniões devem ocorrer de forma sucessiva até que se alcance o entendimento consistente e condizente com a realidade. A especificação de negócio deve seguir os padrões da notação BPMN e as melhores práticas utilizadas para representação do modelo.

Para que os envolvidos possam entender a especificação de negócio, é importante que na reunião inicial de levantamento sejam apresentados os elementos da notação BPMN.

Durante a reunião para a especificação de negócio, levantam-se informações necessárias para entendimento do processo, a saber;

• Nome da atividade;

• Breve descritivo da atividade, que devem conter os insumos e produtos da atividade, responsável(is) pela atividade e sistemas informacionais envolvidos.

Deve-se solicitar que as pessoas que estão fornecendo as informações na reunião de especificação de negócio, relatem o processo como se estivessem ensinando alguém novo na função de executá-lo. É preciso retratá-lo na forma como ele realmente acontece, mesmo que por ventura esteja em desacordo com as regras existentes.

A visualização do processo de trabalho, por meio de um fluxo, permitirá a identificação dos pontos críticos, problemas e dificuldades que limitam o alcance da melhoria de desempenho do processo, por este motivo é primordial que as pessoas chave participem de todas as reuniões de especificação de negócio.

Como material de apoio para modelagem da especificação de negócio, foi criado o guia operacional padrões de modelagem.