Tarefa: Elaborar diagnóstico

Neste momento a área requisitante e o(s) gestor(es) do processo, orientados pelo analista de negócios devem procurar analisar e refletir a respeito do fluxo com o objetivo de esgotar e trazer à tona todas as fraquezas, oportunidades de melhoria, forças e ameaças. O analista de negócios por meio da análise SWOT e utilizando de técnicas como diagrama de Ishikawa (diagrama de causa e efeito) deve elaborar o diagnóstico situacional.

O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês, para Strengths (pontos fortes), Weaknesses (pontos fracos), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Para tanto devem ser analisadas as informações sobre os processos, quais sejam: requisitos, produtos, recursos, padrões, fluxo, normas, responsáveis e os indicadores de desempenho.

Como resultado, são elencados os seguintes tópicos:

• Pontos fortes ou forças: são elementos internos que trazem benefícios para o seu negócio. Serão elencados os elementos que estão sob o controle do gestor do processo, ou seja, ele consegue decidir se mantem ou não a situação.

• Pontos fracos ou fraquezas: são elementos internos que atrapalham o negócio. Serão analisados se todos os passos do processo são necessários, qual o problema enfrentado pela área requisitante durante a execução das atividades, a fim de se buscar uma simplificação das ações. 　Para a identificação das disfunções do processo é necessário que se questione constantemente “por que”as atividades são executadas desta forma, se estão agregando valor ao negócio, se estão na sequência correta e se faltam recursos humanos, tecnológicos, financeiros, entre outros. As disfunções mais comuns são:

o Inadequação dos requisitos de entrada e saída do processo;

o Ausência de padronização das informações;

o Gargalos no fluxo;

o Deficiências nas normas que disciplinam o processo;

o Encadeamento indevido de atividades;

o Atividades que não agregam valor;

o Retrabalho;

o Insuficiência de recursos (pessoal, equipamentos, instalações etc.);

o Sobrecarga ou ociosidade dos recursos envolvidos; e

o Delimitação de competência entre os envolvidos no processo.

• Oportunidades de melhoria: são situações externas ao processo que podem acontecer e afetar positivamente o processo.

• Ameaças: são situações externas ao processo que podem atrapalhar o processo, assim como as oportunidades , estão fora do controle do gestor do processo, porém sabe-se que existe uma chance de acontecerem.

O analista negócios deve conduzir o debate do processo de forma que cada item citado acima seja discutido e entendido por todos. Estas informações serão consolidadas no diagnóstico situacional.

Como material de apoio para elaboração do diagnóstico, foi criado o guia operacional diagnóstico situacional.